• 索 引 号:4303000021-2018-01298
  • 分类:动态信息
  • 发布机构:档案局
  • 发文日期:2018-01-18
  • 文 号:无
  • 主 题 词:统计

新时代档案工作的新思维(上)

湘潭市档案局 xtda.xiangtan.gov.cn 发布时间:2018-01-18 【字体:

  党的十九大报告作出了“中国特色社会主义进入新时代”的重大判断。这是一个新的时代定位,也是一个新的发展站位。档案工作是中国特色社会主义事业的一部分,所以,档案工作也进入了一个新时代。

    在新时代,档案工作者必须具有新思维。时代更新了,思维不更新,我们就会跟不上时代、落后于时代,同时代脱节、被时代甩开。思维决定作为,思维决定出路。有没有新的思维,不但决定我们能不能服务于新时代、出彩在新时代,而且决定我们能不能生存于新时代、会不会出局于新时代。因为今天的时代发展太快,我们不努力跟上,别人就会取代我们。

    在新时代,档案工作者应该具有以下五种新的思维。

    第一,要有“人”“民”思维,注重为人民谋幸福、为民族谋复兴。

    这里所说的“人”“民”,“人”和“民”是各有所特指的。“人”指的是我们通常所指的人民,“民”指的则是我们通常所指的民族。为什么要这样来表述呢,因为我想用一个最简单、最常见的词,来极简地表达党的十九大的主题。

    党的十九大的主题是:不忘初心,牢记使命。习近平总书记在党的十九大报告中,用两句话阐明了中国共产党人的初心和使命,即“为中国人民谋幸福,为中华民族谋复兴”。我们可以称之为“双谋”。这两句话16个字,根据我个人对党史和国史研究的理解,它既是党的十九大的主题,同时也可以说是党的十九大定位的新时代中国特色社会主义的主线,是党的十九大确立的习近平新时代中国特色社会主义思想的主旨,是党的十九大又一次吹响的建设社会主义现代化强国、实现中华民族伟大复兴中国梦进军号的主旋律。同时,根据我个人30多年对档案工作的理解和体会,这两句话16个字,也是我们档案工作的主要目标和主要任务,它是应该统率我们档案工作的一切、贯穿于我们档案工作始终。而这两句话16个字的核心,则是人民和民族这两个关键词。

    既然为人民谋幸福、为民族谋复兴是我们档案工作的主要目标、主要任务,是统率我们档案工作一切、贯穿我们档案工作始终的,因此,我们在档案工作中,就必须具有“人”“民”思维,也就是要时时考虑、处处考虑怎样更好地为人民谋幸福、为民族谋复兴,把为人民服务、为民族复兴服务,放到我们的每一个谋划中、每一项工作中、每一个行动中去思考、去着想。

    一要在档案的建立、留存、接收、征集等方面,注重与人民幸福和民族复兴相关的档案,建立覆盖人民群众和民族复兴各个方面的档案资源体系。过去我们在提建立档案资源体系的时候,提的是建立覆盖广大人民群众的档案资源体系,那是在贯彻以“以人为本”为核心的科学发展观的条件下所提的,现在对照党的十九大精神来看,这样提还不全面、不完整,还需要进一步补充和完善,档案资源体系不仅要覆盖广大人民群众,而且要覆盖民族复兴的各方面内容。

    档案资源体系覆盖人民群众,实际上是指覆盖到每个人,不管这个人是大人物还是小人物,是名人还是凡人,是对社会有贡献的、还是没贡献的,甚至也不管是好人还是坏人。因为即使是坏人,也要建立他的档案,甚至还要重点建立他的档案,这样,一方面可以通过档案防止他继续危害社会,即使当他危害社会的时候,也可以根据档案很快地惩治他。2000年,有几个盗贼进入某机关行窃,后来公安部门就是根据其中一个人的指纹档案而抓获了这个盗窃团伙。这说明建立坏人的档案,对维护社会治安有好处。另一方面,还可以通过档案有针对性地教育、改造坏人。电视里曾有报道,有些过去溜门撬锁的小偷,被改造成了替人们开锁的服务人员,有些过去靠“千手”为生的赌王,被改造成了揭露赌场秘密的反赌博宣传员。还有普通的平凡人、没贡献的小人物,今天看来他们是这样,也许明天、后天,他们就会成为大人物、知名人物,或者他们的后代会成为大人物或名人。因为现在的社会很公平、很公正,阶层流动性很大,每个人都有出彩和成功的机会,每个人都存在向上流动的概率,从凡人到名人,有时不过几年甚至几个月、几天的时间,你今天不给他建立档案,明天就可能后悔。

    在新时代,我们讲档案资源体系覆盖人民群众,不仅是指档案要覆盖到每个人,而且是指档案要覆盖到人的每个方面。过去我们讲人的档案,主要还是强调民生档案,也就是维护人们基本权益、基本生活需要的那些档案。而在新时代,人们的基本权利已得到了保障,基本生活需要已得到了满足,人们开始追求幸福生活、向往美好生活,这是比过去更高层次的追求,其形成档案的“面”比过去要广多了。人们在政治生活方面形成的档案,在文化生活方面形成的档案,在社会交往方面形成的档案,在健康旅游方面形成的档案,在休闲养生方面形成的档案,在改造生态环境方面形成的档案等,我们过去强调得很少、注意得不够,今后应该加强,注意把它们建立起来,有些还要接收或征集进档案馆。

    把档案资源体系覆盖到每个人和人的各个方面,关键要树立“人的档案最重要”以及“人的各方面档案都重要”的新的档案价值观。为什么说“人的档案最重要”呢?第一,人是活的,他会闹事,而事或物是死的。比如说,举个极而言之的例子,假如我们已经把关于事和物的档案丢失了或销毁了,那么事和物不会来闹事。但如果我们把人的档案丢失了或销毁了,人则会来上访、来理论、来闹事。最近十几年来,社会上不少上访案件、群体性事件,就是因为一些单位把人家的人事档案弄丢了,又不给人家补,人家就上访闹,要求补全档案。第二,人是群居的、社会性的,涉及人的档案如果集体丢失,人们还往往会集体闹事,从而造成社会动荡。2006年,日本发生公民养老金档案大量丢失的事件后,日本全国群情汹汹,舆论哗然,结果先是导致自民党丧失连续几十年独立执政的地位,接着又导致首相下台,就是一个有力的证明。第三,人是代代相传的,一个人死了,还有儿子、孙子,甚至子子孙孙都还会用到关于他的档案。比如,2005年,台湾国民党领导连战首次访问大陆时,就获赠了时任中共中央总书记和有些省和单位负责人赠送他的关于他爷爷、父亲和母亲的档案,让他欣喜不已。所以,涉及人的档案的作用时间,一般要长于涉及事或物的档案。有些编写家谱的人,甚至会利用几百年前的祖先档案。最近十年来,我国的档案利用中,大多数利用者都是普通老百姓而不是公务员或学者,大多数利用者用的档案是关于人而不是关于事或物的档案。因此,无论是理论还是实践都证明人的档案价值重大,凡是涉及人的各方面的档案,我们都应该全面地建立、接收、征集、留存。否则,将来会吃亏、会后悔。

    档案资源体系不但要覆盖所有人的所有方面,而且还要覆盖民族复兴的所有部门、所有方面。也就是说,档案资源体系建设不但要注重涉及人的档案,还要注重涉及民族复兴的档案。因为人民幸福重要,民族复兴同样重要。没有民族复兴,就不可能有真正的、持久的人民幸福。民族复兴是全面的复兴,是需要一个较长时间段才能实现的伟大事业,它既包括经济建设、政治建设、文化建设、社会建设、生态文明建设这五大建设,也包括统战工作、国防工作、港澳台工作、外交工作、党的建设等各方面工作,可以说,覆盖我们党和国家的各方面工作、各部门工作。所以,我们的档案资源体系应该包括我们党和国家各个部门在各方面工作中形成的档案,它既应该包括上层机关的档案,也应该包括基层机关的档案;既应该包括大单位的档案,也应该包括小单位的档案;既应该包括强势部门的档案,也应该包括弱势部门的档案;既应该包括公营机构的档案,也应该包括私营机构的档案;既应该包括境内机构的档案,也应该包括境内机构设立在境外的机构的档案。所以,档案工作应该对立档单位全覆盖,应该监督指导所有的立档单位全部建立档案,应该保证所有立档单位的档案最后都有归宿、都有去处。这样,我们的档案资源体系才可能是健全的、合理的。而目前来看,我们还不能说已经全部做到了这一点。我们今后在这方面还要不断地检查缺漏,不断地补齐补全。

    二要在档案的开发利用、提供服务方面,注重围绕人民幸福、民族复兴,建立方便人民群众、能有效为民族复兴各方面服务的档案利用体系。过去我们在提建立档案利用体系时,提的是建立方便人民群众的档案利用体系。用党的十九大的主题来对照,也不够全面和完整,也应该补上民族复兴这一块,也就是说,档案利用体系不仅要覆盖全体人民群众,而且还要覆盖民族复兴的各方面工作,档案服务应该覆盖从事民族复兴事业的各个部门、各个单位。要把档案利用的触角延伸到每个部门和单位,把档案利用服务送到每个部门和单位,让档案利用体系覆盖所有的部门和单位,让每个需要利用档案的部门和单位都能方便、快捷地利用到档案。事实证明,档案能够帮助每个部门和单位提高工作效率和工作水平,帮助每个部门和单位更好地为民族复兴作贡献;同样,每个部门和单位也都有利用档案的需求,也都可以通过利用档案来提质增效、助力民族复兴。所以,我们的档案利用体系也应该像覆盖每个人那样覆盖每个部门和单位,各级档案部门也应该像为人民群众服务那样,积极主动地为各部门、各单位服务。

    三要在档案开放中,注意保护个人隐私特别是负面信息,保护公民个人信息数据。无论是公开政府信息,还是开放档案,都不要随意公开个人负面信息和个人隐私,不要泄露公民的各种个人信息数据。这也跟个人幸福有关。如果个人信息都暴露了,特别是个人负面信息、个人隐私都暴露了,在这个大数据时代,人就可能随时被人肉搜索、“脱光”示众,被抹黑、被侮辱、被讹诈、被骚扰,就没有幸福可言,“人民幸福”就会大打折扣。受到影响的人就会同公开或泄露这些信息的部门打官司,从而影响社会团结和稳定,这不利于民族复兴。现在社会上有很多诈骗案,都是因个人信息泄露而造成的,因此,个人信息泄露确实对民族复兴不利。

    四要在档案工作中,注意调动人的积极性。档案各项工作都是由人来从事的,人的积极性和素质对各项工作的质量和水平尤其重要。因此,各级档案部门的领导,在档案工作的各个方面、各个环节,都要把做人的工作放在第一位,经常做人的工作,用一切可能的办法调动和发挥人的积极性、能动性、创造性,千方百计提高人的素质和能力。只有这样,才能使各项工作更出彩。

    人民幸福、民族复兴,是党的初心和使命,也是党和国家永远的中心和重点。具有“人”“民”思维的人,坚持为人民幸福、民族复兴作贡献的人,就永远在中心,不会被边缘化;就一定有地位,不会被矮化;就一定很重要,不会被轻易精简掉。

    第二,要有先行思维,先行介入,先行服务,当先行者。

    一要转变传统的“末位”观念,树立“先行”意识。长期以来,无论是非专业的档案工作者,还是专业的档案工作者,包括我自己在内,都认为档案工作是处于各项工作的末端的,觉得不管哪项工作,前边各个环节都不是档案工作,直到最后一个环节才是把前边各个环节中形成的文件材料收集归档,归档完毕了,这项工作也就全部结束了。因此,通常在所有人的意识中,包括在我自己的意识中,都认为档案工作是“收口”性的工作,是处于“末位”“末尾”“末端”的工作,是各项工作的“收容队”。但2013年我听说的一件事,却第一次改变了我的这种意识。2013年,有人向我介绍说:党的十八大的筹备工作,档案工作走在最前边。筹备工作的第一个环节,是查阅以前几届党代会的档案,了解党代会筹备组的有关情况。档案部门把上一届党代会的有关档案全部复印装订成册,供筹备人员使用。我听了以后,当即总结说,看来档案工作既是上一件事情的“末端”,又是下一件同类事情的“开端”。在这之后,我又在别的不同的地方反复地发现了同样的情况。比如,在一个地铁公司,他们每承建一个新的地铁建设项目,都把此前已建好项目的设计档案、施工档案、工程管理档案等拿来,取其适用者套用之,不适用者改进之,从而制定出新的设计、施工、管理等方案。又比如,在一个水电站建设公司,他们每新建一个水电站,都把已建好水电站中最成功或与之最相近的项目的设计档案、施工档案、工程管理档案等拿来套用和改进。在以上这些单位,已竣工工程的档案成为新开工工程套用的“模板”;新开工工程的第一件事,是复制相关档案作为各项工作的参考。后来我回想,自己经历过的许多事情,实际都是如此。比如:2009年开始起草两办意见时,首先把最近5年来党中央、国务院及两办关于加强某方面工作的意见,还有各省两办关于加强档案工作的意见找来参考借鉴。再比如,每当启动4年一次的表彰先进工作时,第一件事总是把上一次的有关档案先调出来,仿照上一次的“成例”起草这一次的有关方案和文件;又比如,每当制定五年规划时,第一件事也总是从档案里先把上一个五年规划找出来,看上一次规划中写了什么,哪些已经实现,哪些尚未实现;每年召开全国档案局馆长会议前,起草向上级的请示,通常会把去年的请示从档案中调出来,参考一下,行话叫“套模子”。其实可能不光是我,其他人如果稍微留心一下,回想一下,也会发现有过同样的情况。更进一步,如果翻开历史档案看,历史上这种“套模子”的事也是比比皆是,无处不有。比如:我研究明清琉球和中国的关系历史,发现在清代档案里,每当琉球使臣来中国进贡,接待部门总是先查阅过去的档案,看以前是怎么接待的、皇帝是怎么赏赐的、使臣朝见时该怎么站位等等,然后才据此拿出此次的接待方案报皇帝批准,而且他们拿的方案几乎都是套用以前档案中所载的“成例”或“故事”,套用以前的“模子”,如果最后比以前有所增减,那都是皇帝定的事。

    在以上所举的所有这些我听到的、亲历的和从档案里看到的事例中,档案工作不都是起头性、开端性、引领性、先行性的工作吗?何曾处在“末位”“末端”“末尾”呢?所以,现在看来,我们过去的那些观念实际上是错误的。无数的事实反复地说明:无论在历史上还是在现实中,人们在处理日常工作或“例行公事”时,档案工作在很多情况下,都既是前一件事情的“末端”,又是后一件同类事情的“开端”,只有在进行创新性工作或“拍脑袋决策”时才不是如此。因此,我们必须坚决地克服成见,打破过去长期形成的思维定式,切实转变旧的“档案工作是末位工作”“档案部门是收容队”的观念,树立新的“先行”意识,在一切可能的情况下,用档案工作为其他工作起头、开路、领跑,在各方面工作中,当先行者、当排头兵、当引领人,从而更充分地发挥档案工作的作用,最大限度地提高档案工作和档案人的地位。我的这一观点提出后,有人称之为是档案学基础理论和档案工作理念的一场革命,一种颠覆。我想这并不为过。因为这确实是颠覆前人观点的革命性观点,是从未有人提出过的创新性观点。

    二要先行介入对上游工作的管理,主动进行“前端控制”。档案工作中,有不少是属于“上下游”也就是上下两个不同阶段的工作,因此,我们要善于统筹,先行介入,对上游工作实行“前端控制”,以免“事后收容”时有些工作重复劳动或无法补救。

    比如,文书是档案的前身,文书工作是档案工作的上游,所以,我们要统筹文书和档案工作,把档案工作向上游的文书工作延伸,提前介入文书管理,实行“文档一体化”,实现归档的前端控制。这样,既可以确保文书归档齐全与及时,又可以省掉一些重复劳动。

    再比如,档案室档案中有相当部分是档案馆档案的前身,档案室工作是档案馆工作的上游,所以,我们要统筹档案馆工作和档案室工作,把档案馆工作向上游的档案室工作延伸,提前介入其档案格式规范、档号规范、档案组卷及装订规范、电子档案格式及载体规范等,实行“馆室一体化”管理。

    又比如,档案接收征集工作是档案利用工作的上游,我们要认真分析现在的档案利用趋势,及时调整现行的档案接收征集范围,使接收征集工作更好地满足未来的档案利用需求。各级档案馆可以对利用者需要利用而暂时未能提供的档案作出登记,作为今后收集的重点。

    三要提前对档案进行异地备份甚至异质备份,主动防灾,确保档案安全。在长期的档案工作中我发现,档案馆和档案室发生火灾、水灾、震灾、虫灾等的概率很高,很难做到永远万无一失。因此,我们必须提前对档案进行备份并异地保存,主动地防患于未然。20世纪60年代搞后库建设,2008年以来又搞异地备份,都是出于这种战略性考虑。这样,即使档案在这个地方遭灾被毁,还可用存在另一个地方的备份档案加以补救,不会使档案信息被彻底毁灭。只有提前主动做好各种防备,才能确保档案万无一失。历史的经验值得注意。《四库全书》抄了七套,200多年后,今天还剩3套完整的,七分之四都已经损毁或不全;《永乐大典》因为没有抄录备份,过了600多年,今天残存无几。这就是一个深刻的历史教训。如果从10年、50年的历史来看,档案备份可能是多余的;但从100年、500年的历史来看,档案备份绝不是多余的,而是必须的、有远见的。

    四要主动提供档案,引着领导想问题,从而引发领导决策。比如2008年以来,中央档案馆主动根据中央领导要做的事或关注的问题,编报档案专题参考。在3·14事件发生后编报关于西藏的材料;在汶川地震发生后编报关于抗震救灾和灾后重建的材料等,就很受领导欢迎。不少地方的档案部门也已经这么做了。其他档案部门也都可以这么做,根据形势和任务,预判领导的关注点或下一步将要进行的工作,主动提供相关档案资料,预先供领导参考,引发领导想问题,作决策,高层次地为领导决策发挥参谋助手作用。

    五要提前服务,引领有关工作。例如,召开党代会前,档案部门主动把前几届党代会的主要情况和主要精神提供领导参阅;新的领导班子换届过程中,档案部门主动把反映前几届领导班子思路、反映本地区主要情况、反映党和国家领导人对本地区要求的档案,提供领导参阅;起草某一重要文件,档案部门把此前的有关档案先提供给相关人员参阅;还例如:某一建设工程开建前,档案部门主动把此前类似工程的档案,提供给有关人员参考。内蒙古自治区包头市档案局对棚户区改造提前介入,进行拍摄建档,并提供给有争议的群众查看,结果,12万户拆迁户拆迁后无一人上访、闹事,受到领导的表扬。像这些提前服务,都将对有关工作起到引领作用。

    先行思维能让我们学会提前思考、提前行动,事先准备、预作方案,从而让我们先人一步、快人一着,抢占先机、抢得席位。我相信,具有先行思维,会让档案工作处于更有利的地位。

    (未完待续)

    原载于《中国档案报》2018年1月11日 总第3167期 第三版   作者:全国政协委员 杨冬权



来 源:中国档案资讯网 责任编辑:全国政协委员 杨冬权